Juridisch medewerker: verslaglegger of adviseur?

Een grote opkomst, veel spontane discussie. De bijzondere rol van de juridisch medewerker blijkt een schot in de roos als thema van de SSR-formule ‘Een duik in het diepe’. Hoe ver reikt de inbreng van de juridisch medewerker en is dat een eigenlijk probleem? Wetenschappers Nina Holvast en Peter Mascini gingen op 23 februari in Utrecht het debat aan met juridisch medewerkers en rechters.

illustratie duik in het diepe 2018

Het is waarschijnlijk één van de best bewaarde geheimen van de rechtspraak: de substantiële rol van de juridisch medewerker bij het tot stand komen van een vonnis. De gemiddelde Nederlander denkt dat de extra man of vrouw in toga in de rechtszaal slechts notuleert. Men weet niet dat de juridisch medewerker actief is bij de voorbereiding van de zitting en het schrijven van het vonnis. “Als ik mensen vertelde van het onderwerp van mijn proefschrift kreeg ik twee soorten reacties”, vertelt universitair hoofddocent aan de Erasmus School of Law Nina Holvast, die vorig jaar promoveerde op ‘In the Shadow of the Judge. The involvement of judicial assistants in Dutch district courts’. “De groep buitenstaanders zei tegen mij: ‘Wat valt er te onderzoeken, zij maken toch alleen aantekeningen op de zitting?’. De groep insiders reageerde samenzweerderig: ‘Juridisch medewerkers hebben eigenlijk de touwtjes in handen.”

‘Wie draagt wat bij?’

Een mooi thema voor een promotieonderzoek. En een mooi thema voor de tweede editie van ‘De duik in het diepe’: reflectieve en vernieuwende sessies waar SSR samen met nieuwsgierige rechtspraakprofessionals de grenzen van de wetenschap en de praktijk verkent. Het thema leeft, blijkt uit de volle zaal in het SSR-hoofdkwartier. Net als uit de spontane reacties en vragen die de hele middag op de sprekers worden afgevuurd. Een grote meerderheid van de aanwezigen is juridisch medewerker of stafjurist, aangevuld door een groepje rechters. “Wie draagt wat bij aan de beslissingen in de rechtbank?”, vraagt gespreksleider Jannigje Willems af. Willems, senior rechter en inhoudelijk adviseur bij rechtbank Midden-Nederland, vervult haar rol vandaag met energie en nuance. Ze laat merken dat ze de actieve rol van de juridisch medewerker sterk waardeert, maar stelt ook kritische vragen en stimuleert de discussie. “Het was bij mij niet opgekomen om jullie rol te problematiseren”, zegt ze. “Maar het proefschrift van Nina geeft toch stof tot nadenken. Bijvoorbeeld over de rechtstatelijke positie van de rechter.”

Interessante frictie

Eerst legt Holvast de ervaringsdeskundigen in het publiek uit hoe ze tot haar onderzoek gekomen is en wat ze onderzocht heeft. “De juridisch medewerker is een onderbelichte actor, die meer aandacht verdient. Zeker omdat diens rol een interessante frictie met zich meebrengt: aan de ene kant hebben rechters de behoefte hen erbij te betrekken, anderzijds willen ze niet te veel op hen leunen.” Holvast deed onderzoek op twee rechtbanken bij de sectoren bestuursrecht en strafrecht. Ze koos voor bestuursrecht omdat daar relatief het meest juridisch medewerkers actief zijn: 1,71 op elke rechter. Bij strafrecht zou de betrokkenheid van de juridisch medewerkers een ander karakter hebben. Holvast interviewde 80 betrokkenen, met name juridisch medewerkers en rechters. Ze volgde zelf de totstandkoming van 127 zaken, vanaf de voorbereiding van de zitting tot het schrijven van de uitspraak. Ook keek ze welke rol en invloed de juridisch medewerker heeft in de raadkamer. Opvallend feit voor de buitenstaander: in de onderzochte teams is in het standaard beleid dat de juridisch medewerker de concept-uitspraak schrijft, die vervolgens wordt nagekeken door de rechter. “Wordt hij of zij daarmee een belangrijk inhoudelijk adviseur?”, aldus Holvast. “En welke vragen roept dat op over verantwoording en transparantie?”

Tegenwicht in de raadkamer

Die vragen hebben te maken met de Rule of Law, de rechtsstatelijke rol van de rechter. Rechters hebben bewust een unieke en onafhankelijke formele positie gekregen om recht te spreken. “Als andere professionals die rol deels invullen, rijst de vraag of ze daar voor aangewezen zijn en of dezelfde waarborg voor onafhankelijkheid geldt”, stelt Holvast. Formeel gezien zijn juridisch medewerkers niet aangewezen voor deze rol. In het functieprofiel is vooral hun administratieve rol vastgelegd, veel minder hun adviserende. “Zo staat er niks vermeld over hun rol in de raadkamer, terwijl ze informeel vaak als eerste het woord krijgen om hun mening te geven.” Een juridisch medewerker uit de zaal bevestigt dat. “Sterker nog, bij sollicitaties wordt ons vaak nadrukkelijk gevraagd: ‘Kun je stevig genoeg tegenwicht bieden aan de rechter in de raadkamer?’ Dat is een criterium om je aan te nemen.” De mogelijke invloed van de juridisch medewerker in de raadkamer hangt af van hoe open voor inbreng de rechter is en hoe assertief de medewerker. “Sommige rechters geven de medewerker alleen pro forma het woord en gaan daarna hun eigen gang. Anderen geven meer ruimte. Zo was er een zaak die in de raadkamer niet helemaal duidelijk was, waarna de medewerker de zaak nader uitzocht en vervolgens zonder overleg een concept-uitspraak schreef. Dat concept werd zonder wijziging ondertekend door de rechter.”

‘Achter de oren krabben’

Ook de voorbereiding van de zitting biedt de juridisch medewerker expliciet of impliciet ruimte voor substantiële invloed. Zo komt het voor dat rechters voorafgaand aan de zitting het dossier zelf niet of nauwelijks lezen en varen op de voorbereidingsinstructies van de medewerker. “In de professionele standaarden staat dat zowel rechters als medewerkers het dossier gelezen moeten hebben, maar wat is de praktijk?” Een rechter uit het publiek reageert verontwaardigd: “Ik vind het ondenkbaar dat je het dossier niet leest, dat is je taak. Ik zou mezelf achter de oren krabben of ik dan wel een goede uitspraak kon schrijven.” Diverse juridisch medewerkers herkennen echter de praktijk van het niet-lezen door rechters en hebben zo hun methode om dat bespreekbaar te maken: “Dan zeg ik op zitting zo subtiel mogelijk dat op pagina 48 van het proces-verbaal de getuige iets belangrijks zegt.” De zaal lacht. Volgens Holvast is het vooral belangrijk dat rechters en juridisch medewerkers hun samenwerking beter en explicieter gaan vastleggen: “Dat die samenwerking vaak goed en wenselijk is, daar is bijna iedereen het over eens. Maar het berust nu denk ik te veel op toeval en te weinig op expliciet gedeelde normen en een heldere taakverdeling.” De professionele standaarden zijn heel goed geschikt om dit vast te leggen: zowel intern als voor de samenleving.

Invloed rolopvatting

De opinies die leven in de zaal worden daarna gepresenteerd door Peter Mascini, hoogleraar Empirical Legal Studies bij de Erasmus School of Law. Mascini heeft samen met Holvast en SSR-medewerker Albert Klijn alle 80 deelnemers vooraf een uitgebreide vragenlijst toegestuurd. In welke mate is feitelijk sprake van invloed door de juridisch medewerker? Die vraag hebben de aanwezigen beantwoord aan de hand van een casus uit het bestuursrecht: een uithuiszetting met drie verschillende soorten adviezen die de juridische medewerker geeft over de betreffende beschikking. De vraag was of de betrokken rechter naar aanleiding van dit advies het primaire besluit van de gemeente schorst of niet? Relevant voor deze inschatting is het type rolopvatting: de managerial, de rechtstatelijke en de rolopvatting als pure professional. Mascini verwachtte dat geënquêteerden denkend vanuit het perspectief van de manager (snelheid, zaken afdoen, efficiënte samenwerking) eerder kiest voor meer schorsingen en een grotere rol voor de juridisch medewerker, dan het geval is bij het rechtstatelijke perspectief (formele scheiding tussen rol rechter en juridisch medewerker). De uitkomsten lijken inderdaad deze richting uit te wijzen. “Hier worden wij wetenschappers uitermate blij van”, lacht Mascini.

‘Je bent een soort tandem’

Dan barst de discussie los. Elke stelling die Jannigje Willems loslaat op de zaal lokt een salvo van reacties uit. ‘Het is afdoende als een rechter zich in routinezaken uitsluitend op de zitting voorbereid door het lezen van het voorbereidingsformulier dat is opgesteld door de juridisch medewerker’. Ja, zegt een juridisch medewerker op deze stelling: “Dat kan ik me in bepaalde zaken voorstellen. Zoals hele eenvoudige insolventiezaken. Dan kan het verantwoord en efficiënt zijn.” Nee, zegt een andere juridisch medewerker: “Als je als rechter op zitting in gesprek gaat met partijen, moet je het dossier gelezen hebben. Jij bent verantwoordelijk voor een goede uitkomst van de zaak.” Een rechter uit het publiek benadrukt de samenwerking met de juridisch medewerker: “Je doet het uiteindelijk met z’n allen. Je bent een soort tandem.”

Weigeren handtekening?

Prikkelend is ook de stelling dat een juridisch medewerker die het fundamenteel oneens is met een uitspraak, dit niet hoeft te schrijven en/of te ondertekenen. Het blijkt dat de nodige juridisch medewerkers in de zaal dit wel eens hebben meegemaakt. “Ik heb eens een zaak gehad waar de rechter oordeelde in strijd met alle jurisprudentie. ‘Dat kan ik niet opschrijven’, heb ik toen gezegd. Ik was ook bang voor vernietiging. Toen heeft een andere juridisch medewerker de uitspraak geschreven.” Het blijkt dat ook in andere voorbeelden voor een diplomatieke oplossing wordt gekozen, zelden wordt het conflict op de spits gedreven. Veel juridisch medewerkers vinden dat hier het principe van de rechtstatelijke eindverantwoordelijkheid opgaat: “Zolang de rechtsnormen niet apert worden geschonden, eerbiedig je het oordeel van de rechter”, vindt een medewerker. “Formeel gezien is het zijn beslissing. ‘In the end is het een feestje van de rechter’.”

‘Levendige discussie’

“Wat mij heel positief opviel, was de grote deelname van de zaal aan de discussie”, aldus Jacques de Heer, senior stafjurist team Handel en haven bij rechtbank Rotterdam. “Deelnemers leverden een constructieve en inhoudelijke bijdrage. De inbreng was ook mooi gevarieerd, alle geuren en smaken kwamen langs.” Over de rolverdeling tussen rechter en juridisch medewerker heeft De Heer een uitgesproken opvatting: “Daar ben ik heel formeel in. De juridisch medewerker bereidt de zaak goed voor en concipieert vervolgens het vonnis, de rechter controleert vervolgens dit concept en is degene die dit vonnis wijst. Bij relatief eenvoudige zaken kan de rol van de medewerker groter zijn. Bij handelszaken komt dat minder vaak voor omdat elke zaak anders is. Dan is de eigen inbreng van de rechter belangrijk bij het doen van de uitspraak.” De buitenwereld hoeft volgens De Heer niet te weten hoe de rolverdeling tussen rechter en juridisch medewerker precies is. “Zolang de rechter voor de samenleving goed aanspreekbaar is op zijn vonnis, is dat volstrekt onnodig.”

“De discussie was heel levendig”, zegt achteraf Marieke Breimer, senior juridisch medewerker team Civiel bij rechtbank Midden-Nederland. “Al hadden er van mij nog meer rechters mogen zijn.” Het viel haar op dat juridisch medewerkers aangaven dat ze zich niet goed durven uitspreken tegen rechters vanwege de ongelijke machtsverhouding. “De reserve om een rechter feedback te geven, herken ikzelf niet. Het geven van deze feedback zou moeten gebeuren in het kader van samenwerking en van elkaar leren, niet van beoordeling.” Breimer is blij met de aanzet die het proefschrift van Nina Holvast geeft voor verdere discussie: “Ik zie het als een startpunt voor nader onderzoek om de kennis rond dit thema verder uit te bouwen.”

SSR-aanbod voor juridisch medewerkers

Een groot gedeelte van het SSR-aanbod staat open voor juridisch medewerkers (en parketsecretarissen). Naast basiscursussen en verdiepingscursussen biedt SSR ook masters en events aan. Inschrijving verloopt via  uw opleidingscoördinator.

 

 

 

Terug naar het nieuwsoverzicht